Katrin Bernat: Dank Cloud Buchhaltung rund um die Uhr

Woran arbeiten Sie im Moment?
Momentan arbeite ich intensiv an meinem eigenen Auftritt, der Organisation und Qualitätssicherung, um meiner Zielgruppe – Kleinunternehmen, Einzelunternehmen und Kapitalgesellschaften – meine Dienstleitungen bekannter zu machen. Ich lege besonderen Wert auf die Unterstützung und Aufklärung und die Darlegung von Alternativen und möglichen Synergien, die jedem Selbständigen eine professionelle und preisbewusste Dienstleistung ermöglichen, ohne dabei deren eigenes Business aus den Augen zu verlieren.

Welche Trends sehen Sie in Ihrer Branche?
Der Papieraustausch bei der laufenden Buchhaltung wird immer mehr abnehmen, da Onlinevarianten, digitales Belegbuchen und Cloud-Lösungen zum Daten- und Belegaustausch immer mehr auf dem Vormarsch sind. Außerdem wird die Notwendigkeit von enger räumlicher Nähe zwischen Mandant und Buchhaltern sowie Steuerberatern abnehmen. Ein Vieraugengespräch kann man auch über das Internet führen. Noch lege ich in meinem Unternehmen allerdings großen Wert auf die Einreichung von Papierbelegen, gerade bei Startups, da ich sie gerade in der Anfangsphase bei der Ablage der originalen Belege sehr stark unterstütze. Zusätzlich zur physischen Ablage der Belege erhält jeder Mandant Zugriff auf eine Cloud, beziehungsweise auf das Depot von FORTNOX. Hier findet der Kunde alle Belege zur ständigen Einsicht. Diese Ablage ist deckungsgleich mit der Papierablage mit dem Vorteil einer Suchfunktion. Oder wissen Sie noch, wann exakt Sie Ihren letzten Laptop gekauft haben und in welchem Monat der Beleg abgelegt wurde?
Ich hoffe, dass die Finanzverwaltung moderner und die Gesetzgebung an die neuen Möglichkeiten angepasst werden. Aber das ist wahrscheinlich weniger Trend, sondern mehr Wunschdenken.

Wie wird sich das Internet aus Ihrer Sicht zukünftig weiterentwickeln?
Vermutlich wird ohne die Unterstützung des Internets bald gar nichts mehr möglich sein. Dies hat Vor- und Nachteile. Das Internet wird mehr und mehr zum Kommunikationsmedium und zur Arbeitsplattform. Die Welt wird kleiner und der Austausch größer. Marktwirtschaftlich gesehen ist es ein großer Vorteil: Die Prozesse werden beschleunigt, die Wege kürzer und das Arbeiten vernetzter, so dass weniger Leerläufe entstehen. Das Arbeits- und Privatleben kann flexibler gestaltet werden, zum Beispiel durch mehr Home Office-Arbeitsplätze. Die Arbeitslosenquote kann gesenkt werden durch die Integration von zum Beispiel alleinerziehenden Elternteilen. Schade finde ich in diesem Zusammenhang, dass es Generationen gibt die von dem Medium Internet altersbedingt weitestgehend ausgeschlossen sind. In der Praxis stoße ich hier immer wieder auf Probleme und muss sehr viel für die neuen Wege und Möglichkeiten werben. Dabei setze ich auf Prävention und Aufklärung.

Berlin ist…
... ein Schmelztiegel, gefüllt mit Ideen, Werten und Möglichkeiten. In Berlin kann man neue Wege gehen oder ausprobieren. Berlin ist aber auch keine Stadt des großen Geldes – noch nicht.

Wofür haben Sie den Preis erhalten?
Ich habe den Capital Cloud Award 2014 für die Implementierung der Cloud-Anwendung von FORTNOX erhalten. Das ermöglicht es mir, mich mit meinen Mandanten über die Cloud auszutauschen, Daten bereitzustellen und eine unkomplizierte Schnittstelle zu Steuerberatern anzubieten.

Wie sieht die Zusammenarbeit mit dem Anbieter konkret aus?
In kürzester Zeit ist der eigene Zugang angelegt. Das Anlegen neuer Mandanten und die Verteilung von Zugriffsrechten sind innerhalb von fünf Minuten erledigt. Ich nutze hierzu immer wieder gerne das YouTube-Video, welches Schritt für Schritt die Neuanlage eines Mandanten zeigt. Das Video lasse ich immer auf einem zweiten Bildschirm laufen und mache zeitgleich mit. Mein Mandant erhält von mir die Zugangsdaten per Mail und noch einmal in Papierformat. Ich strukturiere die Onlineablage entsprechend der Anforderungen. Mein Mandant hat jederzeit einen geordneten und strukturierten Ordner mit den Unterlagen. Die Gefahr bei E-Mail-Versand ist immer die der Mehrfachabspeicherung und Unsicherheit, welcher Ordner jetzt der aktuellste ist und der Verlust der E-Mail. Mit FORTNOX minimiere ich diese Gefahr auf null und mein Mandant hat 24 Stunden vollen Zugriff auf alle Auswertungen, die zum Beispiel bei der Bank oder bei der Wohnungsanmietung gebraucht werden. Er ist somit unabhängig von meinen Bürozeiten.

Wie stellen Sie die Datensicherheit Ihrer Kunden sicher?
Die Kennwortvergabe berücksichtigt alle Anforderungen eines sicheren Kennworts. Zusätzlich müssen sich die Mandanten mit ihrer Mail-Adresse anmelden. Für sehr Sicherheitsbewusste gibt es die Möglichkeit der SMS. Außerdem stehe ich im engen Kontakt mit meinem Cloud-Anbieter und bin über alle Änderungen und Neuerungen wie zum Beispiel des Standortes des Servers oder Rechenzentrums immer gut informiert und gebe diese Informationen an meine Mandanten weiter. Transparenz schafft Vertrauen.

Katrin Bernat absolvierte zunächst eine klassische Berufsausbildung zur Steuerfachangestellten und hat danach ihr Fachabitur gemacht. Zwischen Fachabitur und Studium lagen ein Auslandsaufenthalt in der Schweiz und die Aufnahme ihrer Selbständigkeit als Promoterin und Buchhalterin sowie viele Jahre der Teilzeitbeschäftigung in Steuerkanzleien. Ihr Bachelorstudium in Marketingkommunikation zusammen mit ihrer Berufsausbildung ermöglichen ihr heute einen ganzheitlichen Blick auf die Bedürfnisse von Selbständigen und Existenzgründern.

Kontakt:
Katrin Bernat
Königstraße 7
14109 Berlin
Tel.: 030-9559 8185
E-Mail: info@katrinbernat.de